Chương trình đào tạo là “xương sống” của một trường: nó quyết định sinh viên học môn nào, bao nhiêu giờ, thứ tự ra sao và cần đạt gì để tốt nghiệp. Nhưng ở nhiều trường, chương trình vẫn nằm trong file Word hoặc Excel của phòng đào tạo. Khi khoá mới áp dụng chương trình điều chỉnh, các khoá cũ vẫn phải học theo bản cũ; chỉ cần ai đó sửa nhầm một dòng, hàng trăm sinh viên có thể bị xét sai điều kiện.
Phần mềm quản lý chương trình đào tạo đưa toàn bộ cấu trúc đó vào hệ thống: ngành, chương trình, phiên bản theo khoá, môn học, giờ lý thuyết và thực hành, môn tiên quyết, chuẩn đầu ra và điều kiện hoàn thành. Bài viết này trình bày một chương trình đào tạo gồm những thành phần nào, vì sao phiên bản theo khoá quan trọng, nên thống nhất những quy tắc dữ liệu nào và cách chọn giải pháp. Đây là một phân hệ trong phần mềm quản lý giáo dục toàn diện dành cho trường nghề và cao đẳng.
Vì sao chương trình đào tạo cần quản lý trên phần mềm?
Mỗi khoá một phiên bản. Chương trình được điều chỉnh theo thời gian, nhưng sinh viên khoá trước vẫn học theo bản cũ. Quản lý bằng file rất dễ ghi đè bản cũ.
Điều kiện môn học khó kiểm tra tay. Môn A phải học trước môn B, môn C phải học song song với môn D. Khi sinh viên đăng ký sai thứ tự, phòng đào tạo phát hiện muộn.
Giờ lý thuyết và thực hành tách rời. Với trường nghề, mỗi môn có cả lý thuyết, thực hành, thực tập hoặc học tại doanh nghiệp; tính sai giờ làm sai cả thời khoá biểu lẫn khối lượng giảng dạy.
Chuẩn đầu ra không gắn với môn học. Nhiều trường có chuẩn đầu ra trên giấy nhưng không biết môn nào đóng góp cho chuẩn nào, nên khó chuẩn bị cho kiểm định chất lượng.
Điều kiện tốt nghiệp tính thủ công. Cuối khoá mới đếm tín chỉ, đếm môn bắt buộc, kiểm tra thực tập, và lúc đó mới phát hiện sinh viên thiếu môn.
Cấu trúc một chương trình đào tạo trên hệ thống
Ngành đào tạo và hệ đào tạo
Hệ thống quản lý danh mục các ngành mà trường đang tổ chức đào tạo và danh mục hệ đào tạo (ví dụ hệ chính quy, liên thông, vừa học vừa làm tuỳ trường). Hai danh mục này là gốc để gắn chương trình, học phí và hồ sơ sinh viên.
Chương trình đào tạo và phiên bản theo khoá
Mỗi ngành có một hoặc nhiều chương trình, mô tả toàn bộ cấu trúc môn học, học phần và yêu cầu tốt nghiệp. Khi chương trình thay đổi, nhà trường tạo phiên bản mới và gán cho khoá tuyển sinh từ thời điểm áp dụng, còn các khoá trước tiếp tục dùng phiên bản của mình. Dữ liệu của các khoá cũ không bị ảnh hưởng.
Môn học và học phần
Mỗi môn có mã môn, tên môn, số giờ và đơn vị phụ trách. Danh mục môn học dùng chung cho nhiều chương trình, nên cùng một môn có thể xuất hiện ở nhiều ngành mà không phải nhập lại.
Tín chỉ, số giờ và phân bổ lý thuyết, thực hành
Hệ thống quản lý số tín chỉ, tổng số giờ và thời lượng học của từng môn hoặc học phần, đồng thời chia rõ số giờ lý thuyết, thực hành, thực tập, thí nghiệm hoặc học tại doanh nghiệp. Với các môn có thi cả lý thuyết lẫn thực hành, nhà trường có thể khai báo thêm số giờ thi tương ứng. Dữ liệu này là đầu vào của xếp thời khoá biểu và tính khối lượng giảng dạy.
Môn bắt buộc, tự chọn, tiên quyết và song hành
Hệ thống xác định môn nào sinh viên bắt buộc hoàn thành và môn nào được chọn. Môn tiên quyết quy định sinh viên phải hoàn thành môn A trước khi đăng ký môn B; môn song hành quy định hai môn phải học cùng thời điểm hoặc có mối liên hệ đặc biệt. Khi đăng ký hoặc xếp lớp, hệ thống tự kiểm tra các ràng buộc này.
Chuẩn đầu ra CLO, PLO và ánh xạ chương trình
Chuẩn đầu ra của từng môn (CLO) và của toàn chương trình (PLO) được quản lý trong hệ thống. Bảng ánh xạ chương trình (curriculum mapping) thể hiện môn nào đóng góp vào chuẩn đầu ra nào và ở mức độ nào. Khi cần báo cáo kiểm định, nhà trường xuất được bảng này thay vì lập lại thủ công.
Điều kiện hoàn thành chương trình
Hệ thống khai báo số tín chỉ, môn bắt buộc, thực tập và các điều kiện sinh viên phải đạt trước khi tốt nghiệp. Cuối khoá, kết quả này là đầu vào của việc xét tốt nghiệp.
Chương trình đào tạo kết nối với các phân hệ khác thế nào?
| Phân hệ | Dữ liệu lấy từ chương trình |
|---|---|
| Hồ sơ HSSV | Ngành, chương trình, khoá, hệ đào tạo, hình thức học |
| Lớp học phần và thời khoá biểu | Danh sách môn của học kỳ, số giờ lý thuyết và thực hành |
| Điểm danh | Ngưỡng nghỉ tối đa theo môn hoặc chương trình |
| Khảo thí | Cách tính điểm, số lần thi, điều kiện đạt môn |
| Học phí | Cơ cấu học phí theo chương trình, hệ đào tạo |
| Tốt nghiệp | Điều kiện hoàn thành chương trình |
Chi tiết các phân hệ liên quan có trong các bài hồ sơ sinh viên điện tử, điểm danh sinh viên, quản lý khảo thí và quản lý học phí.
Ví dụ: khoá mới áp dụng chương trình điều chỉnh
- Tạo phiên bản mới: phòng đào tạo sao chép chương trình hiện hành thành phiên bản mới, chỉnh sửa môn học, giờ và điều kiện.
- Gán cho khoá tuyển sinh: phiên bản mới áp dụng từ khoá bắt đầu năm học tới; các khoá trước giữ nguyên phiên bản cũ.
- Kiểm tra ràng buộc: hệ thống kiểm tra môn tiên quyết, song hành, tổng giờ và điều kiện hoàn thành của phiên bản mới.
- Đi vào các phân hệ: lớp học phần, thời khoá biểu, cơ cấu học phí và điều kiện tốt nghiệp của khoá mới tự lấy theo phiên bản này.
- Xử lý trường hợp đặc biệt: sinh viên bảo lưu hoặc học lại sang khoá sau được gán phiên bản phù hợp theo quy định của trường.
Những quy tắc dữ liệu cần thống nhất khi triển khai
- Mã môn: quy tắc đặt mã, môn tương đương giữa các phiên bản.
- Đơn vị tính: dùng tín chỉ, số giờ hay cả hai, cách quy đổi giữa hệ.
- Cách đặt tên phiên bản: theo năm áp dụng hay theo khoá.
- Môn tương đương và quy đổi: khi sinh viên chuyển ngành, chuyển phiên bản hoặc liên thông.
- Cách chia giờ lý thuyết và thực hành: thống nhất cách tính giờ chuẩn cho giảng viên.
- Dữ liệu chương trình cũ: các chương trình đang lưu bằng Word hoặc Excel cần chuẩn hoá và đối chiếu trước khi nhập.
6 tiêu chí chọn phần mềm quản lý chương trình đào tạo
- Quản lý được phiên bản chương trình theo khoá, không ghi đè dữ liệu khoá trước.
- Hỗ trợ cả tín chỉ và số giờ, phân chia lý thuyết, thực hành, thực tập.
- Kiểm tra môn tiên quyết, song hành tự động khi xếp lớp hoặc đăng ký.
- Quản lý CLO, PLO và ánh xạ chương trình nếu trường cần kiểm định.
- Nối trực tiếp với lớp học phần, thời khoá biểu, học phí và tốt nghiệp.
- Nhập chương trình từ Excel và xuất báo cáo theo mẫu của trường.
Bộ tiêu chí đầy đủ hơn cho cả hệ thống nằm trong bài tiêu chí chọn phần mềm quản lý trường học.
Triển khai phân hệ chương trình đào tạo như thế nào?
Bước đầu tiên là thu thập toàn bộ chương trình hiện hành, kể cả những bản đang dùng song song, rồi thống nhất danh mục ngành, hệ đào tạo và môn học. Sau đó nhập từng chương trình, cấu hình môn tiên quyết, song hành và điều kiện hoàn thành, chạy thử với một ngành và một khoá để đối chiếu với kế hoạch giảng dạy thực tế, rồi mở rộng cho các ngành còn lại. Phần chuẩn hoá chương trình cũ thường tốn nhiều thời gian hơn dự kiến, nên cần lên kế hoạch ngay từ giai đoạn khảo sát.
Câu hỏi thường gặp
Không, nếu hệ thống quản lý phiên bản theo khoá. Mỗi khoá giữ phiên bản của mình, phiên bản mới chỉ áp dụng cho khoá được gán.
Môn được khai báo một lần trong danh mục môn học và gắn vào nhiều chương trình. Việc đổi nội dung môn có thể cần tạo phiên bản môn mới nếu muốn giữ lịch sử.
Tuỳ yêu cầu kiểm định và cách tổ chức đào tạo của từng trường. Nếu trường cần báo cáo chuẩn đầu ra, nên chọn hệ thống có sẵn phần này để khỏi lập thủ công.
Có thể. Chương trình cần được chuẩn hoá về cấu trúc môn, giờ và điều kiện trước khi nhập để tránh sai sót lan sang các phân hệ khác.
Hệ thống giữ nguyên lịch sử học tập và hỗ trợ quy đổi môn theo quy định của trường. Danh mục môn tương đương cần được thống nhất từ đầu.
Tư vấn triển khai tại Golden Bee
Nếu chương trình đào tạo của trường bạn đang nằm rải rác trong nhiều file, Golden Bee có thể khảo sát cấu trúc hiện tại và demo cách quản lý phiên bản theo khoá. Tìm hiểu thêm dịch vụ viết phần mềm theo yêu cầu hoặc liên hệ tư vấn.
Để lại bình luận