Mùa tuyển sinh thường bắt đầu bằng rất nhiều tín hiệu: bình luận trên Facebook, form đăng ký trên website, danh sách học sinh từ các trường THCS, THPT, cuộc gọi của phụ huynh, khách ghé trong ngày hội hướng nghiệp. Nếu mỗi nhân viên giữ một file Excel riêng, nhà trường không biết thí sinh đến từ đâu, đang ở bước nào, ai đã gọi và kết quả ra sao. Đến cuối đợt, câu hỏi đơn giản nhất cũng khó trả lời: kênh nào thật sự mang về học sinh nhập học?
Phần mềm CRM tuyển sinh giải quyết vấn đề này bằng cách gom mọi thí sinh tiềm năng, mọi lần tư vấn và mọi hồ sơ vào một hệ thống, theo dõi từng người qua từng bước của phễu tuyển sinh và nối thẳng sang hồ sơ sinh viên khi nhập học. Bài viết trình bày phễu tuyển sinh gồm những bước nào, hệ thống cần có chức năng gì, nên theo dõi chỉ số nào và cách chọn giải pháp phù hợp. Đây là một phân hệ trong phần mềm quản lý giáo dục toàn diện dành cho trường nghề và cao đẳng.
Vì sao tuyển sinh cần CRM chứ không chỉ Excel?
Excel đủ dùng khi số thí sinh ít và chỉ một người phụ trách. Vấn đề xuất hiện khi nhiều người cùng làm trên cùng một danh sách:
Trùng lặp và thất lạc lead. Một thí sinh để lại thông tin ở form website, rồi lại gọi hotline, rồi đến ngày hội. Nếu không có cơ chế gom, cùng một người nằm ở ba nơi, có thể bị gọi ba lần bởi ba nhân viên.
Không biết nguồn thật sự. Nhà trường chi ngân sách cho quảng cáo, sự kiện, giới thiệu, nhưng không ghi nhận thí sinh đến từ kênh nào nên không so sánh được hiệu quả.
Lịch sử tư vấn nằm trong đầu nhân viên. Khi nhân viên nghỉ hoặc chuyển việc, toàn bộ cuộc gọi, tin nhắn và cam kết với phụ huynh biến mất theo.
Hồ sơ giấy tờ thiếu sót. Hồ sơ thiếu học bạ, bằng tốt nghiệp hoặc giấy tờ ưu tiên chỉ được phát hiện sát ngày nhập học.
Nhập lại dữ liệu khi trúng tuyển. Thí sinh nhập học xong, phòng đào tạo lại gõ lại toàn bộ thông tin vào hệ thống quản lý sinh viên.
Funnel tuyển sinh gồm những bước nào?
Phễu tuyển sinh mô tả hành trình của một thí sinh từ lúc mới biết đến trường đến lúc chính thức nhập học. Hệ thống CRM cho phép ghi nhận trạng thái ở từng bước để biết thí sinh đang ở đâu và cần làm gì tiếp theo.
| Bước | Ý nghĩa | Dữ liệu nên ghi nhận |
|---|---|---|
| Lead | Người quan tâm nhưng chưa đăng ký | Họ tên, liên hệ, nguồn, chiến dịch |
| Contact | Nhà trường đã liên hệ được | Thời gian, người liên hệ, kết quả cuộc gọi |
| Qualified | Xác định có nhu cầu và phù hợp | Ngành quan tâm, đối tượng, mức độ sẵn sàng |
| Visit | Đến trường tham quan hoặc dự buổi tư vấn | Lịch hẹn, kết quả buổi gặp |
| Application | Đã nộp hồ sơ đăng ký | Hồ sơ, giấy tờ đính kèm, tình trạng đủ hoặc thiếu |
| Deposit | Đã đóng khoản giữ chỗ | Số tiền, ngày đóng, hình thức |
| Enrolment | Chính thức nhập học | Ngành, lớp, khoá, mã học sinh sinh viên |
Tên các bước có thể điều chỉnh theo quy trình của từng trường. Điều quan trọng là mỗi thí sinh luôn ở đúng một bước và việc chuyển bước được ghi lại.
Phần mềm CRM tuyển sinh cần có những chức năng nào?
Quản lý lead và thí sinh tiềm năng
Hệ thống lưu thông tin học sinh, phụ huynh hoặc người quan tâm chưa đăng ký: họ tên, số điện thoại, trường đang học, ngành quan tâm. Lead có thể nhập tay, import từ Excel hoặc đẩy tự động từ form trên website. Khi có lead trùng, hệ thống cảnh báo để nhân viên gộp thay vì tạo bản ghi mới.
Nguồn lead, chiến dịch và kênh
Mỗi lead gắn với nguồn như Facebook, TikTok, website, trường THCS hoặc THPT, giáo dục thường xuyên, giới thiệu, sự kiện hay telesales. Nhờ đó nhà trường so sánh hiệu quả từng kênh dựa trên số thí sinh nhập học thật, không chỉ số lượt đăng ký.
Tư vấn và lịch sử làm việc với từng thí sinh
Mọi cuộc gọi, tin nhắn, cuộc hẹn, nội dung tư vấn và kết quả đều lưu theo từng thí sinh hoặc phụ huynh. Người mới tiếp quản có thể đọc lại toàn bộ quá trình, và quản lý biết ai đang chăm sóc ai. Hệ thống cũng nhắc lịch gọi lại để không bỏ sót lead nóng.
Hồ sơ đăng ký trực tuyến
Thí sinh hoặc phụ huynh điền form tuyển sinh trực tuyến thay vì đến trường nộp hồ sơ giấy ngay từ đầu. Thông tin vào thẳng hệ thống, giảm việc nhập liệu thủ công và giảm sai sót chính tả.
Quản lý giấy tờ và kiểm tra hồ sơ đủ, thiếu
Hệ thống lưu căn cước công dân, học bạ, bằng tốt nghiệp THCS hoặc THPT, giấy khai sinh, ảnh, giấy chứng nhận ưu tiên và các giấy tờ cần thiết khác. Mỗi hồ sơ có danh mục giấy tờ bắt buộc, hệ thống đánh dấu còn thiếu gì và cảnh báo nhân viên tuyển sinh để liên hệ bổ sung sớm.
Xét tuyển và thông báo trúng tuyển
Hệ thống kiểm tra thí sinh có đáp ứng điều kiện đầu vào của từng chương trình, ngành hoặc hệ đào tạo hay không. Với thí sinh đạt, nhà trường phát hành thông báo trúng tuyển, thư mời nhập học hoặc hướng dẫn nhập học ngay trên hệ thống.
Khoản giữ chỗ (deposit)
Khoản tiền thí sinh đóng trước để giữ chỗ hoặc xác nhận ý định nhập học được ghi nhận như một bước riêng trong phễu. Việc này giúp ước lượng số nhập học thực tế và liên kết sang phần quản lý học phí và công nợ khi thí sinh trở thành sinh viên.
Từ thí sinh thành học sinh sinh viên
Khi thí sinh chính thức nhập học, hệ thống tự động chuyển hồ sơ tuyển sinh thành hồ sơ HSSV, không phải nhập lại dữ liệu. Toàn bộ lịch sử từ lúc còn là lead được giữ lại trong vòng đời người học. Xem thêm trong bài phần mềm quản lý hồ sơ sinh viên.
Quản lý chiến dịch tuyển sinh
Mỗi chiến dịch được theo dõi riêng: ngân sách, số lead, số hồ sơ và số HSSV nhập học. Từ đó nhà trường tính được chi phí cho mỗi lead và cho mỗi học sinh nhập học, và quyết định tiếp tục hay dừng một kênh.
Báo cáo và KPI tuyển sinh
Hệ thống cung cấp báo cáo về tình hình tuyển sinh, hiệu quả công việc và KPI của từng nhân viên cũng như từng bộ phận tuyển sinh. Lãnh đạo xem tổng hợp trên dashboard và BI cho ban giám hiệu.
Một thí sinh đi qua hệ thống như thế nào?
Để thấy các chức năng nối với nhau ra sao, hãy theo dõi hành trình của một thí sinh giả định:
- Để lại thông tin: em điền form trên website, hệ thống tạo lead và gắn nguồn là website, chiến dịch tuyển sinh đang chạy.
- Được liên hệ: nhân viên tuyển sinh gọi điện, ghi lại nội dung và đặt lịch gọi lại.
- Xác định nhu cầu: nhân viên ghi ngành em quan tâm, đánh dấu lead đủ điều kiện.
- Đến trường: phụ huynh và em dự buổi tư vấn, kết quả buổi gặp được ghi vào lịch sử.
- Nộp hồ sơ online: em điền hồ sơ đăng ký, tải ảnh giấy tờ lên; hệ thống báo còn thiếu học bạ.
- Bổ sung và xét tuyển: sau khi đủ giấy tờ, hồ sơ được xét và nhà trường phát hành thông báo trúng tuyển.
- Giữ chỗ: gia đình đóng khoản giữ chỗ, hệ thống ghi nhận.
- Nhập học: hồ sơ chuyển thành hồ sơ HSSV, cấp mã HSSV, em được xếp vào ngành và lớp.
Ở mỗi bước, quản lý nhìn thấy số thí sinh đang dừng ở đó và nhân viên nào đang phụ trách.
Những chỉ số tuyển sinh nên theo dõi
CRM chỉ có giá trị khi nhà trường dùng dữ liệu để quyết định. Một số chỉ số thường dùng:
- Tỷ lệ chuyển đổi giữa các bước: từ lead sang liên hệ được, từ liên hệ sang nộp hồ sơ, từ hồ sơ sang nhập học. Cho thấy phễu đang “rò” ở bước nào.
- Hiệu quả theo kênh: số lead, số nhập học và chi phí cho mỗi học sinh nhập học của từng kênh.
- Hiệu quả theo chiến dịch: so sánh ngân sách với số hồ sơ và số nhập học.
- Thời gian phản hồi lead: từ lúc thí sinh để lại thông tin đến lần liên hệ đầu tiên.
- KPI nhân viên và bộ phận: số lead được chăm sóc, số hồ sơ, số nhập học trên từng nhân viên.
- Hồ sơ thiếu giấy tờ: số hồ sơ đang chờ bổ sung và thời gian chờ.
Nhà trường nên tự đặt mục tiêu cho từng chỉ số dựa trên số liệu của chính mình qua vài đợt tuyển sinh, thay vì áp theo con số của nơi khác.
AI có thể hỗ trợ tuyển sinh ở đâu?
Khi dữ liệu lead và lịch sử tương tác đã tập trung, một số tính năng AI có thể bổ sung: xếp hạng mức độ tiềm năng của từng lead, hỗ trợ nhân viên trả lời câu hỏi và phân loại lead, nhận diện nhóm thí sinh có khả năng nhập học cao, hoặc dự báo số tuyển sinh. Đây là phần nên hỏi kỹ nhà cung cấp: mục nào đã có sẵn, mục nào cần tuỳ chỉnh, mục nào còn trong lộ trình. Chi tiết hơn có trong bài AI trong quản lý trường học.
Dữ liệu cá nhân của thí sinh và phụ huynh
CRM tuyển sinh lưu số điện thoại, giấy tờ tuỳ thân và học bạ của rất nhiều người, trong đó phần lớn là học sinh chưa đủ 18 tuổi. Nhà trường nên yêu cầu hệ thống có phân quyền theo vai trò (nhân viên chỉ thấy lead mình phụ trách), nhật ký truy cập và sửa dữ liệu, cơ chế ghi nhận sự đồng ý của thí sinh hoặc phụ huynh khi thu thập và sử dụng thông tin, cùng sao lưu định kỳ. Nên đối chiếu với quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Xem thêm bảo mật và chuyển đổi dữ liệu trong phần mềm giáo dục.
6 tiêu chí chọn phần mềm CRM tuyển sinh
- Theo dõi đủ phễu từ lead đến nhập học, và tên các bước điều chỉnh được theo quy trình của trường.
- Gắn nguồn và chiến dịch cho từng lead, có báo cáo hiệu quả theo kênh và chiến dịch.
- Hồ sơ trực tuyến và kiểm tra đủ, thiếu giấy tờ theo danh mục bắt buộc của từng ngành.
- Chuyển thí sinh thành HSSV không nhập lại, và nối được với phần mềm quản lý đào tạo.
- Phân quyền và nhật ký, để mỗi nhân viên chỉ thấy dữ liệu thuộc phần việc của mình.
- Nhập dữ liệu từ Excel và kết nối với website, form quảng cáo, thanh toán, để lead về hệ thống mà không cần gõ tay.
Bộ tiêu chí đầy đủ hơn cho cả hệ thống nằm trong bài tiêu chí chọn phần mềm quản lý trường học.
Triển khai CRM tuyển sinh như thế nào?
Mỗi trường có quy trình tuyển sinh, danh mục giấy tờ và cách chia việc khác nhau, nên việc triển khai thường đi theo bốn bước: khảo sát quy trình hiện tại và chốt phễu tuyển sinh; cấu hình nguồn lead, danh mục giấy tờ, form đăng ký và phân quyền; nhập dữ liệu lead cũ từ Excel và chạy thử với một nhóm nhân viên; đào tạo và theo sát trong mùa tuyển sinh đầu tiên. Nên bắt đầu trước mùa tuyển sinh một khoảng đủ để chạy thử, tránh đưa hệ thống mới vào đúng lúc cao điểm.
Câu hỏi thường gặp
Khung theo dõi lead và chiến dịch khá giống nhau, nhưng CRM tuyển sinh có thêm hồ sơ đăng ký, danh mục giấy tờ theo ngành, xét tuyển, thông báo trúng tuyển và đặc biệt là chuyển thí sinh thành HSSV. Phần này thường là chỗ CRM bán hàng không đáp ứng.
Tuỳ quy mô. Nếu mỗi năm chỉ có vài chục thí sinh và một người phụ trách, Excel vẫn dùng được. Khi có nhiều nhân viên, nhiều kênh và nhiều ngành, chi phí quản lý thủ công tăng nhanh và CRM bắt đầu có lợi.
Có thể. Danh sách cần được làm sạch, loại trùng và gắn nguồn trước khi đưa vào để báo cáo hiệu quả kênh có ý nghĩa.
Nên chọn giải pháp có kết nối này ngay từ đầu. Khi thí sinh nhập học, hồ sơ chuyển thẳng sang hệ thống quản lý sinh viên và giữ lại toàn bộ lịch sử tuyển sinh.
Có thể, nếu hệ thống có cổng thông tin cho phụ huynh. Phạm vi thông tin cho xem do nhà trường quyết định. Xem thêm bài cổng thông tin phụ huynh.
Tư vấn triển khai tại Golden Bee
Nếu trường bạn đang quản lý tuyển sinh bằng nhiều file và nhiều đầu mối, Golden Bee có thể khảo sát quy trình hiện tại và demo trên đúng phễu tuyển sinh của trường. Tìm hiểu thêm dịch vụ viết phần mềm theo yêu cầu hoặc liên hệ tư vấn.
Để lại bình luận