Với học sinh 9+, mỗi em học hai chương trình song song: các môn văn hoá như Toán, Ngữ văn, Ngoại ngữ và chương trình nghề gồm lý thuyết, thực hành, thực tập. Trên thực tế, nhiều trường vẫn quản lý hai phần này ở hai nơi khác nhau: sổ giấy, file Excel, hoặc phần mềm riêng cho từng mảng. Đến cuối kỳ, phòng đào tạo phải ghép dữ liệu bằng tay, còn phụ huynh phải hỏi nhiều đầu mối mới biết con học thế nào.
Phần mềm quản lý 9+ giải quyết vấn đề này bằng cách đưa cả hai chương trình về cùng một hồ sơ học sinh. Bài viết này trình bày ba điều: việc quản lý 9+ khó ở đâu, hệ thống cần có những chức năng nào, và cách chọn giải pháp phù hợp với trường. Đây là một phân hệ trong hệ thống phần mềm quản lý giáo dục toàn diện dành cho trường nghề và cao đẳng.
Quản lý 9+ khó ở những điểm nào?
Mô hình 9+ đưa hai chương trình vào cùng một lớp học sinh. Chính sự chồng lớp này tạo ra những khó khăn mà phần mềm quản lý đào tạo thông thường ít gặp.
Một học sinh thuộc nhiều lớp. Học sinh có lớp hành chính do giáo viên chủ nhiệm phụ trách, có thể có lớp văn hoá riêng và lớp nghề riêng. Nếu hệ thống chỉ có một khái niệm “lớp”, danh sách điểm danh và bảng điểm sẽ lẫn lộn.
Hai nhóm giáo viên với hai cách làm việc. Giáo viên văn hoá dạy theo tiết, ghi sổ lên lớp, nhập điểm thường xuyên và định kỳ. Giáo viên nghề dạy theo mô-đun hoặc học phần, có thực hành và thực tập. Hai nhóm cần quyền nhập liệu khác nhau trên cùng một học sinh.
Lịch văn hoá dễ trùng lịch nghề. Khi xếp thời khoá biểu thủ công, rất khó đảm bảo tiết văn hoá không đè lên buổi thực hành, xưởng hoặc đợt thực tập. Chỉ cần một thay đổi đột xuất như dạy bù hay đổi phòng là phải rà lại toàn bộ.
Hai sổ điểm tách rời. Điểm văn hoá và điểm nghề có cấu trúc, trọng số và thời điểm công bố khác nhau. Khi nằm ở hai file, việc tổng hợp kết quả học kỳ và xét lên lớp tốn nhiều thời gian và dễ sai.
Phụ huynh không có cái nhìn đầy đủ. Phụ huynh muốn biết con đi học đều không, điểm văn hoá thế nào, tiến độ nghề ra sao. Nếu thông tin nằm rải rác, nhà trường phải trả lời từng câu hỏi bằng tay.
Phần mềm quản lý 9+ cần có những chức năng nào?
Quản lý riêng chương trình văn hoá
Hệ thống cần coi chương trình văn hoá là một cấu phần độc lập: có danh mục môn (Toán, Ngữ văn, Ngoại ngữ và các môn khác theo chương trình trường áp dụng), có kế hoạch giảng dạy riêng và có quy chế đánh giá riêng. Nhờ vậy, nhà trường không phải “ép” môn văn hoá vào cấu trúc học phần của chương trình nghề.
Một hồ sơ, hai chương trình
Mỗi học sinh có một hồ sơ trung tâm. Trên cùng màn hình, người có quyền xem được tiến độ phần văn hoá lẫn phần nghề: đang học môn nào, điểm ra sao, chuyên cần thế nào. Giáo viên chủ nhiệm và phòng đào tạo không cần mở nhiều nơi để nắm tình hình một học sinh.
Lớp văn hoá, lớp nghề và lớp hành chính
Học sinh có thể thuộc một lớp văn hoá khác với lớp nghề và lớp hành chính. Hệ thống cho phép phân công giáo viên văn hoá riêng cho từng môn, đồng thời giữ nguyên mối liên hệ với giáo viên chủ nhiệm. Việc này liên quan trực tiếp đến cách tổ chức chương trình đào tạo và lớp học phần.
Thời khoá biểu không trùng với lịch nghề
Tiết văn hoá được xếp cùng một lịch tổng với tiết thực hành và thực tập. Hệ thống tự phát hiện trường hợp trùng giáo viên, trùng phòng hoặc trùng lớp, và cho phép điều chỉnh khi có dạy bù hoặc thay đổi đột xuất. Bạn có thể xem thêm về xếp thời khoá biểu tự động trong bài riêng.
Điểm danh theo tiết hoặc theo buổi
Với môn văn hoá, giáo viên điểm danh theo từng tiết hoặc từng buổi. Kết quả được dùng để theo dõi chuyên cần và gửi cảnh báo cho phụ huynh khi học sinh nghỉ hoặc đi trễ. Chi tiết về các hình thức điểm danh có trong bài phần mềm điểm danh sinh viên.
Sổ điểm riêng cho môn văn hoá
Giáo viên nhập điểm thường xuyên (kiểm tra, bài tập, vấn đáp) và điểm định kỳ (giữa kỳ, cuối kỳ) trên một sổ điểm văn hoá riêng. Mỗi giáo viên có sổ lên lớp của mình. Trọng số từng thành phần do nhà trường cấu hình theo quy chế đang áp dụng.
Báo cáo kết quả và theo dõi lên lớp
Cuối học kỳ hoặc năm học, hệ thống xuất bảng kết quả các môn văn hoá. Bộ phận đào tạo theo dõi quá trình học sinh chuyển từ năm học này sang năm học tiếp theo, và nhìn thấy cả tiến độ văn hoá lẫn tiến độ nghề trên cùng hồ sơ.
Phụ huynh theo dõi riêng kết quả văn hoá
Phụ huynh đăng nhập cổng thông tin, xem điểm văn hoá, chuyên cần và thời khoá biểu của con. Với các hoạt động cần sự đồng ý như tham quan hay ngoại khóa, phụ huynh có thể xác nhận trực tuyến. Xem thêm về cổng thông tin phụ huynh.
Lưu ý với học sinh chưa đủ 18 tuổi
Phần lớn học sinh 9+ chưa thành niên, nên nhà trường cần quản lý thêm người liên hệ khẩn cấp, ghi nhận các sự việc liên quan đến an toàn người học và phân quyền chặt chẽ ai được xem thông tin nào. Đây là yêu cầu về dữ liệu cá nhân cần được thiết kế ngay từ đầu, không nên bổ sung sau.
Một học kỳ của học sinh 9+ trên hệ thống
Để hình dung cách các chức năng nối với nhau, đây là luồng làm việc trong một học kỳ:
- Nhập học và phân lớp: tạo hồ sơ học sinh, gán lớp hành chính, lớp văn hoá và lớp nghề.
- Xếp thời khoá biểu: phòng đào tạo xếp lịch văn hoá và lịch nghề trên cùng một hệ thống, hệ thống cảnh báo trùng lịch.
- Điểm danh: giáo viên điểm danh theo tiết hoặc buổi, hệ thống gửi thông báo cho phụ huynh khi có bất thường.
- Nhập điểm: giáo viên văn hoá nhập điểm thường xuyên và định kỳ vào sổ điểm văn hoá.
- Tổng hợp kết quả: hệ thống xuất kết quả học kỳ của phần văn hoá, đặt cạnh kết quả phần nghề.
- Thông báo phụ huynh: phụ huynh xem kết quả và nhận thông báo từ nhà trường.
- Xét lên lớp: bộ phận đào tạo xem tiến độ hai chương trình để xét học sinh sang năm học tiếp theo.
So sánh: Excel, phần mềm rời rạc và hệ thống tích hợp
| Tiêu chí | Excel và sổ giấy | Mỗi mảng một phần mềm | Hệ thống tích hợp cho 9+ |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ học sinh | Mỗi file một bản | Nhập lại ở từng nơi | Một hồ sơ dùng chung |
| Thời khoá biểu | Phải rà trùng lịch bằng tay | Lịch văn hoá và nghề tách riêng | Phát hiện trùng lịch tự động |
| Sổ điểm | Hai file, ghép tay | Hai hệ thống, xuất nhập qua file | Hai sổ điểm trong cùng hồ sơ |
| Thông báo phụ huynh | Gọi điện, nhắn tin thủ công | Theo từng hệ thống | Thông báo tập trung |
| Báo cáo | Tổng hợp cuối kỳ mất nhiều công | Cần đối chiếu dữ liệu | Xuất từ một nguồn |
Với trường có quy mô nhỏ và ít lớp, Excel vẫn là lựa chọn chấp nhận được. Khi số lớp, số giáo viên và số học sinh tăng, chi phí ghép dữ liệu thủ công tăng nhanh hơn chi phí đầu tư một hệ thống chung.
6 tiêu chí chọn phần mềm quản lý 9+
- Hỗ trợ hai chương trình trên một hồ sơ. Đây là tiêu chí quan trọng nhất; hãy yêu cầu xem demo trên chính dữ liệu giả lập của trường.
- Tách sổ điểm văn hoá và sổ điểm nghề, nhưng vẫn tổng hợp được trên báo cáo.
- Phân quyền riêng cho giáo viên văn hoá và giáo viên nghề, để mỗi người chỉ xem và sửa đúng dữ liệu của mình.
- Xuất báo cáo theo mẫu của trường, không chỉ theo mẫu có sẵn của nhà cung cấp.
- Phụ huynh xem được trên điện thoại.
- Nhập dữ liệu từ Excel và hệ thống cũ để không phải gõ lại toàn bộ.
Nếu cần bộ tiêu chí đầy đủ hơn cho cả hệ thống, bạn có thể tham khảo bài tiêu chí chọn phần mềm quản lý trường học.
Golden Bee triển khai phần mềm 9+ như thế nào?
Mỗi trường có quy chế đánh giá, cách xếp lớp và biểu mẫu khác nhau, nên Golden Bee bắt đầu bằng khảo sát và đối chiếu yêu cầu (Fit-Gap) trước khi cấu hình. Quy trình thường gồm bốn giai đoạn:
- Khảo sát: làm việc với phòng đào tạo, giáo viên văn hoá, giáo viên nghề và bộ phận công tác học sinh để chốt yêu cầu.
- Cấu hình và tuỳ chỉnh: thiết lập chương trình văn hoá, trọng số điểm, mẫu báo cáo và phân quyền theo quy chế của trường.
- Nhập dữ liệu, kiểm thử và đào tạo: nhập dữ liệu từ Excel hoặc hệ thống cũ, kiểm thử cùng nhà trường, đào tạo quản trị viên và giáo viên.
- Vận hành và hỗ trợ: theo sát trong giai đoạn đầu và hỗ trợ sau khi đi vào hoạt động.
Nếu trường đang dùng Moodle cho phần học trực tuyến, hệ thống có thể kết nối để dùng chung tài khoản và đồng bộ dữ liệu. Chi tiết nằm trong bài tích hợp Moodle với phần mềm quản lý đào tạo.
Câu hỏi thường gặp
Không nhất thiết là hệ thống riêng. Điều quan trọng là phần mềm có quản lý được chương trình văn hoá, lớp văn hoá, sổ điểm văn hoá và liên kết chúng với hồ sơ nghề hay không. Nếu phần mềm hiện tại không làm được, nhà trường nên xem xét mở rộng hoặc thay thế để tránh phải nhập dữ liệu hai lần.
Tuỳ quy chế của từng trường và từng chương trình. Hệ thống cần cho phép cấu hình riêng cách tính cho mỗi phần, và hiển thị cả hai trên cùng hồ sơ để thuận tiện xét kết quả.
Theo phạm vi nhà trường cho phép, thường gồm chuyên cần, điểm, nhận xét, thời khoá biểu, lịch thi và học phí. Phụ huynh có nhiều con trong cùng trường có thể xem tất cả từ một tài khoản.
Có. Nhà trường có thể nhập danh sách học sinh, lớp và điểm từ Excel. Dữ liệu cần được kiểm tra và đối chiếu trước khi đưa vào hệ thống chính thức.
Nên phân quyền theo vai trò, ghi nhật ký truy cập, lưu người liên hệ khẩn cấp và quản lý sự đồng ý của phụ huynh đối với các hoạt động cần xác nhận. Nhà trường cũng nên đối chiếu với quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Có thể đồng bộ người học, giảng viên, môn học và lớp từ hệ thống quản lý sang Moodle, dùng chung tài khoản đăng nhập và đồng bộ điểm khi cần.
Tư vấn phần mềm quản lý 9+ tại Golden Bee
Nếu trường bạn đang quản lý 9+ bằng nhiều file và nhiều đầu mối, Golden Bee có thể khảo sát hiện trạng và demo hệ thống trên đúng quy trình của trường. Tìm hiểu thêm dịch vụ viết phần mềm theo yêu cầu hoặc liên hệ tư vấn để đặt lịch.
Để lại bình luận